Phần mềm Quản lý y cụ

Chuyển Đổi Số Trong Quản Lý Y Cụ: Giải Pháp MDMS Tối Ưu Hóa Quy Trình Tiệt Khuẩn Trung Tâm

Trong bối cảnh hiện đại hóa y tế, việc quản lý chính xác và an toàn các dụng cụ phẫu thuật là yếu tố then chốt đảm bảo chất lượng điều trị. Phần mềm Quản lý Y cụ (MDMS), một giải pháp công nghệ thuộc sở hữu của Viện Nghiên cứu và Ứng dụng Công nghệ mới (IET), đã ra đời nhằm giải quyết triệt để những thách thức trong quy trình vận hành của Đơn vị tiệt khuẩn trung tâm (CSSD).

Quản lý toàn diện vòng đời y cụ

MDMS được thiết kế để theo dõi chặt chẽ toàn bộ vòng đời của y cụ và dụng cụ phẫu thuật – thủ thuật. Quy trình này bắt đầu từ khâu tiếp nhận, sử dụng tại các khoa phòng, thu hồi sau ca mổ, cho đến các giai đoạn làm sạch, tiệt khuẩn, đóng gói và lưu kho trước khi được cấp phát trở lại. Giải pháp này không chỉ tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn đảm bảo tính chính xác, khả năng truy xuất nguồn gốc và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về kiểm soát nhiễm khuẩn.

Nền tảng công nghệ hiện đại và thông minh

Phần mềm MDMS nổi bật với các đặc tính công nghệ tiên tiến, đáp ứng nhu cầu tác nghiệp linh hoạt của nhân viên y tế:

1. Đa nền tảng: Hệ thống hoạt động trên cả ứng dụng web và ứng dụng di động (app mobile), sở hữu giao diện hiện đại và thân thiện với người dùng.
2. Ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI): Tích hợp Chatbot AI hỗ trợ truy vấn nhanh các thông tin về hoạt động CSSD, so sánh số liệu giữa các thời kỳ và báo cáo tồn kho tức thì.
3. Bảo mật và tích hợp: Đảm bảo an toàn thông tin theo tiêu chuẩn y tế, hỗ trợ ký số/chữ ký điện tử và có khả năng kết nối đồng bộ với các phần mềm quản lý bệnh viện hiện có (HIS) để lấy thông tin bệnh nhân, lịch mổ và nhân viên.
4. Tự động hóa: Giảm thiểu thao tác thủ công và hạn chế tối đa việc sử dụng giấy tờ trong bệnh viện

Quy trình nghiệp vụ khép kín

Hệ thống MDMS số hóa toàn bộ các bước thực hiện trong quy trình CSSD:

1. Cấp phát và Sử dụng: Các khoa phòng thực hiện đề nghị cấp phát dựa trên lịch mổ. Khi sử dụng, nhân viên chỉ cần quét mã QR để ghi nhận thông tin bệnh nhân, ê-kíp thực hiện và thời gian sử dụng.
2. Thu hồi và Làm sạch: Sau ca mổ, y cụ được chuyển trạng thái “đợi trả” và được CSSD thu hồi, kiểm tra tình trạng thiếu/đủ trước khi đưa vào máy rửa.
3. Đóng gói và Tiệt khuẩn: Sau khi đóng gói, hệ thống in tem mã QR mới chứa thông tin số lô và hạn sử dụng. Quá trình tiệt khuẩn được giám sát về thời gian, máy thực hiện và người phụ trách.
4. Quản lý hư hỏng và gửi ngoài: Hệ thống quản lý riêng biệt danh mục dụng cụ cần sửa chữa hoặc các bộ dụng cụ gửi tiệt khuẩn tại đơn vị bên ngoài

Hệ thống báo cáo và giám sát trực quan

MDMS cung cấp các màn hình Dashboard tổng thể, giúp lãnh đạo bệnh viện và các khoa phòng theo dõi sát sao tình hình hoạt động. Hệ thống tự động đưa ra các báo cáo quan trọng như:

1. Báo cáo nhập xuất tồn kho và vòng quay luân chuyển y cụ.
2. Cảnh báo bộ y cụ sắp hết hạn sử dụng hoặc tồn kho thấp.
3. Thống kê hiệu suất sử dụng máy móc và tỷ lệ dụng cụ hư hỏng, thất lạc.

Với việc số hóa toàn bộ quy trình từ khâu lập kế hoạch đến khi y cụ được sử dụng an toàn trên bệnh nhân, MDMS không chỉ là một công cụ quản lý tài sản mà còn là một phần quan trọng trong hệ sinh thái bệnh viện thông minh, góp phần nâng cao an toàn người bệnh và hiệu quả quản trị lâm sàng.

Hệ thống báo cáo và giám sát trực quan

Hệ thống tự động hóa hoàn toàn các báo cáo phức tạp như: báo cáo nhập xuất tồn, vòng quay y cụ, tình hình gửi tiệt khuẩn bên ngoài và hiệu suất máy móc. Những con số này là cơ sở dữ liệu quan trọng để bệnh viện không ngừng cải tiến quy trình nghiệp vụ.

Với MDMS, quy trình quản lý y cụ vốn phức tạp và nhiều rủi ro đã trở thành một hệ thống vận hành khoa học, minh bạch. Đây chính là mảnh ghép quan trọng giúp các bệnh viện hoàn thiện mô hình “Bệnh viện thông minh”, hướng tới sự an toàn tuyệt đối cho người bệnh và hiệu quả tối ưu trong quản lý.

Lợi ích nổi bật cho bệnh viện

Việc triển khai MDMS mang lại những giá trị thiết thực, trực tiếp tác động đến chất lượng dịch vụ và hiệu quả kinh tế của bệnh viện:

1. Nâng cao an toàn người bệnh: Nhờ khả năng truy xuất nguồn gốc (traceability), bệnh viện có thể biết chính xác bộ dụng cụ nào đã dùng cho bệnh nhân nào, do ai tiệt khuẩn và máy nào thực hiện. Điều này giúp kiểm soát nhiễm khuẩn tối đa và xử lý kịp thời nếu có sự cố.
2. Tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí: Hệ thống cảnh báo tồn kho và theo dõi vòng đời giúp bệnh viện chủ động kế hoạch mua sắm, giảm thiểu tình trạng thất lạc dụng cụ hoặc lãng phí do vật tư hết hạn sử dụng.
3. Hỗ trợ quản trị thông minh: Lãnh đạo bệnh viện có cái nhìn tổng thể thông qua hệ thống Dashboard thời gian thực, từ đó đưa ra các quyết định điều phối y cụ hợp lý giữa các khoa phòng, đáp ứng kịp thời các ca mổ cấp cứu hoặc lịch mổ dày đặc.
4. Tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế: Giúp bệnh viện dễ dàng đáp ứng các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng nghiêm ngặt của Bộ Y tế và các tổ chức quốc tế.

Bước tiến đột phá trong lộ trình Chuyển đổi số y tế

MDMS không chỉ là một phần mềm quản lý đơn thuần mà còn là biểu trưng cho sự hội nhập công nghệ 4.0 trong ngành y tế:

1. Xây dựng “Bệnh viện không giấy tờ”: Với việc ứng dụng ký số và nhật ký điện tử, MDMS loại bỏ hoàn toàn các sổ sách ghi chép tay tại đơn vị CSSD, giúp lưu trữ dữ liệu an toàn, vĩnh viễn và dễ dàng tra cứu.
2. Tiên phong ứng dụng Trí tuệ nhân tạo (AI): Tích hợp Chatbot AI để hỗ trợ nhân viên y tế truy vấn dữ liệu bằng ngôn ngữ tự nhiên, giúp việc báo cáo và phân tích số liệu trở nên nhanh chóng, thông minh hơn bao giờ hết.
3. Hệ sinh thái kết nối đồng bộ: MDMS có khả năng tích hợp sâu với hệ thống thông tin bệnh viện (HIS) và bệnh án điện tử (EMR), tạo nên một luồng dữ liệu thông suốt từ phòng mổ đến kho tiệt khuẩn, xóa bỏ các “ốc đảo thông tin” trong quản trị lâm sàng.
4. Di động hóa tác nghiệp: Việc hỗ trợ đầy đủ trên nền tảng Mobile App cho phép điều dưỡng và kỹ thuật viên thực hiện thao tác quét mã, giao nhận dụng cụ ngay tại giường bệnh hoặc cửa phòng mổ, tăng tính linh hoạt và giảm thời gian chờ đợi.